Moderne Vereinsarbeit? Darauf kommt es an!

In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung wird die Frage nach den Anforderungen an moderne Vereinsarbeit immer größer. Dabei geht es nicht nur darum, wie man neuen Mitgliedern einen schnellen und reibungslosen Einstieg in den Verein ermöglicht. Eine zentrale Rolle spielt auch, wie die Vereinsarbeit sicherer und schneller digital erledigt werden kann. Auf seiner Vereinswissensseite hat BFV-Partner campai die Anforderungen an einen modernen Verein aufgelistet und gibt Hinweise, wie diese in der Praxis umgesetzt werden können.

Vereinsarbeit papierlos von jedem Ort aus

Digitales Arbeiten sollte heutzutage grundsätzlich kein Problem mehr darstellen. Auch Vereine müssen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren, um sich zukunftsfähig aufzustellen. Dabei gibt es einige Rahmenbedingungen, die unbedingt eingehalten werden müssen:

• Sichere Datenspeicherung
• Konformität mit der Datenschutzgrundverordnung
• Papierloses Arbeiten von allen Geräten an jedem Ort

Egal, wie man die Vereinsarbeit aufstellt und welches Programm man dafür nutzen möchte: Die Daten müssen jederzeit sicher gespeichert werden. Am besten funktioniert das mit einem cloudbasierten System. Dieses bietet zusätzlich die Möglichkeit, jederzeit von jedem Ort aus zu arbeiten. Benötigt wird lediglich ein internetfähiges Endgerät – Laptop, Rechner, Tablet oder Smartphone.

Moderne Vereinsarbeit sollte weitesgehend papierlos erfolgen. Die Zeiten, in denen Vereine unzählige Akten und Belege in Ordnern aufbewahrt haben, sind vorbei. Heute werden alle Belege, Buchungen und weitere Dokumente sicher online gespeichert und verwaltet. Dabei muss der Zugriff zu jedem Zeitpunkt möglich sein.

Moderne Kommunikation ist das A und O

Auch Vereine müssen in der Kommunikation auf moderne Mittel zurückgreifen. Nicht nur, um ihre Mitglieder zeitgemäß zu erreichen, sondern auch, um sich selbst Arbeit zu ersparen. Einladungen zu Mitgliederversammlungen oder Veranstaltungen, beziehungsweise Newsletter, können einfach per Mail oder Messenger verschickt werden. Ein Vereinsverwaltungsprogramm sollte diese Features anbieten. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, automatisierte Nachrichten zu verschicken. Damit können mit wenigen Klicks alle Mitglieder schnell und einfach erreicht werden.

Egal, ob Beitragsänderungen, Einladungen oder Neuigkeiten aus dem Verein – die Zusendung per Brief oder per Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Das wird heute per Verwaltungssoftware erledigt. Dabei sollten Vereine darauf achten, dass ihnen moderne Kommunikationsmöglichkeiten an die Hand gegeben werden. Auch Umfragen oder Formulare sollten einfach und schnell erstellt werden können. So können auch Sponsoren und Partner besser gewonnen werden.

Features für eine unkomplizierte Buchhaltung

Neben der reinen Mitgliederverwaltung nimmt die Buchhaltung eines Vereins oft viel Zeit und viele Personen in Anspruch. Auch Vereine müssen jährlich eine Steuererklärung abgeben. Zudem wird der Jahresabschluss von den Kassenprüfern und der Vereinsversammlung geprüft. Die Unterlagen hierfür nahmen oft mehrere Ordner Papier ein, was die Erstellung und Prüfung erschwerten.

Moderne Vereinsarbeit muss hier leichter vonstatten gehen. Die Buchhaltung eines Vereins sollte eng mit der Mitgliederverwaltung korrespondieren, damit die Daten übertragen und genutzt werden können. Ein modernes Vereinsverwaltungsprogramm muss mit diesen Schnittstellen arbeiten können und Rechnungen und Belege zudem sicher speichern. Gleichzeitig müssen die Buchungen den richtigen Kostenstellen zugewiesen werden, damit der Jahresabschluss am Ende korrekt ist.

Gleichzeitig muss ein modernes Vereinsverwaltungsprogramm eine einfache Rechnungserstellung und die Nutzung von Online-Banking ermöglichen. In der heutigen Zeit müssen Vereine in der Lage sein, ihre Rechnungen online zu überweisen, ohne dass ein Bankbesuch notwendig ist.

Alle Zahlen, Einnahmen, Ausgaben und weiter Aufwendungen, müssen sich am Ende des Jahres korrekt im Jahresabschluss wiederfinden. Die Software sollte zudem in der Lage sein, aus den Zahlen die Bilanz und/oder die Einnahme-Überschuss-Rechnung zu erstellen. Das erleichtert nicht nur dem Kassenwart die Arbeit, sondern auch den Kassenprüfern. Ein transparentes System ist damit unbedingt erforderlich.

Einfach neue Mitglieder gewinnen – dank moderner Technologien

Die Mitgliedergewinnung in der heutigen Zeit ist auf der einen Seite schwierig, weil Menschen gerade in den Binnenräumen über eine Vielzahl von Angeboten verfügen, kann aber auch dank moderner Technologien deutlich erleichtert werden. Ein wichtiger Punkt ist, Neumitgliedern über die eigene Website die Möglichkeit zu bieten, einen Aufnahmeantrag zu stellen.

Ein gutes Vereinsverwaltungsprogramm sollte dabei neue Mitglieder einfach in die Mitgliederverwaltung übernehmen können. Es ist wichtig, dass alle notwendigen Daten – insbesondere auch die Bezahlweise des Mitgliedsbeitrages – mit wenigen Klicks übernommen werden können. So erspart man sich ein zeitaufwendiges Eingeben per Hand.

Mitgliedsanträge sollten heutzutage digital möglich sein. Anmeldungen, Ummeldungen, aber auch Abmeldungen müssen schnell erfasst werden können und sowohl in der Mitgliederverwaltung als auch der Buchhaltung vermerkt werden. Genauso wichtig ist es, Umfragen erstellen zu können, um das Feedback der Mitglieder zu erheben.

Digitale Mitgliedsausweise – schnell, einfach, sicher

Neben der Notwendigkeit, neuen Mitgliedern digital einen schnellen Einstieg in den Verein zu ermöglichen, muss auch der Mitgliedsausweis zeitgemäß ausgestellt werden können. Viele Menschen nutzen auf ihrem Smartphone bereits die Wallet, um Flugtickets, Bankkarten und vieles mehr immer griffbereit zu haben. Ideal ist es, wenn Vereine dieses Feature aufgreifen und den Mitgliedsausweis so digital zur Verfügung stellen. Im besten Fall unter Nutzung der bereits vorhandenen Wallet auf dem Smartphone, ohne dass eine weitere App notwendig ist.

Das muss ein Vereinsverwaltungsprogramm bieten

Ein modernes Vereinsverwaltungsprogramm muss folgendes Punkte beherrschen:

• Cloudbasiertes arbeiten und Datensicherung im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung.
• Mitgliederverwaltung, Kommunikation, Buchhaltung und vieles mehr benutzerfreundlich mit wenigen Klicks möglich machen.
• Digitale Möglichkeiten bieten, von denen die Mitglieder profitieren.

Die Entwickler von campai haben als echte Vereinsmenschen all diese Punkte berücksichtigt. Das cloudbasierte Vereinsverwaltungsprogramm überzeugt mit vielen modernen Funktionen und Kommunikationsmöglichkeiten, die ineinander übergreifen. Zudem entwickelt der BFV-Partner die Software ständig weiter, um allen Vereinen immer eine moderne Oberfläche zum Arbeiten zu bieten.

campai bietet für sein Vereinsverwaltungsprogramm einen vierzehntägigen Testzeitraum an, indem Vereine die Funktionen nach Lust und Laune ausprobieren können. Es stehen zudem unterschiedliche Preispakete zur Auswahl, sodass alle Vereine von den modernen Funktionen profitieren können. Bei weiteren Fragen steht der Kundenservice jederzeit zur Verfügung.